Cara Kerja Email – Langkah-langkah dan Penjelasan

Email adalah salah satu metode komunikasi yang paling banyak digunakan, memungkinkan pesan dikirim melalui internet dari satu pengguna ke pengguna lainnya hampir secara instan. Namun di balik layar, beberapa protokol dan proses bekerja bersama untuk memastikan bahwa pesan Anda sampai ke penerima yang dituju. Berikut adalah penjelasan rinci tentang cara kerja email, termasuk langkah-langkah utama dan komponen yang terlibat.

Komponen Utama Email

Klien Email: Aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk menulis, mengirim, dan menerima email (misalnya, Microsoft Outlook, Apple Mail, atau layanan webmail seperti Gmail dan Yahoo Mail).
Server Surat: Server yang mengelola pengiriman dan penerimaan email. Server ini memiliki dua jenis utama:
- Server SMTP (Protokol Transfer Surat Sederhana): Menangani pengiriman email.
- Server IMAP/POP3 (Protokol Akses Pesan Internet/Protokol Kantor Pos): Menangani penerimaan email.
DNS (Sistem Nama Domain): Menerjemahkan nama domain menjadi alamat IP, membantu merutekan email ke server email yang benar.

Cara Kerja Email: Proses Langkah-demi-Langkah

Langkah 1: Menulis Email

Tindakan Pengguna: Pengguna menulis email menggunakan klien email (misalnya, Gmail, Outlook).
Konten Email: Pengguna memberikan alamat email penerima, subjek, dan isi email.
Lampiran: Pengguna juga dapat melampirkan file ke email, seperti dokumen, gambar, atau video.

Langkah 2: Mengirim Email

Ketika pengguna mengeklik “Kirim,” klien email memulai proses pengiriman email.

SMTP (Protokol Transfer Surat Sederhana): Klien email mengirimkan pesan ke server SMTP.
- Server SMTP adalah milik penyedia layanan email pengirim.
- Server ini bertanggung jawab untuk menangani transmisi email ke server penerima.
Struktur email: Pesan dikirim dengan alamat email pengirim, alamat penerima, isi pesan, dan lampiran apa pun.

Langkah 3: Resolusi DNS

Untuk mengirim email ke tujuan yang benar, server SMTP perlu menemukan server email yang terkait dengan domain penerima (misalnya, example.com).

Pencarian DNS: Server SMTP menanyakan DNS (Domain Name System) untuk catatan MX (Mail Exchange) domain penerima.
- Catatan MX: Menentukan server email mana yang menangani email untuk domain tertentu.
- Catatan A: Menerjemahkan nama domain menjadi alamat IP sehingga server SMTP dapat menemukan server email penerima.

Langkah 4: Menghubungkan ke Server Email Penerima

Setelah proses resolusi DNS memberikan alamat IP server email penerima, server SMTP pengirim membuat sambungan dengan server email penerima.

Protokol SMTP: Email ditransfer menggunakan protokol SMTP dari server pengirim ke server email penerima.
Penyampaian: Dalam beberapa kasus, email dapat diteruskan melalui beberapa server SMTP sebelum mencapai server penerima.

Langkah 5: Menerima Email

Setelah email mencapai server email penerima, email harus disimpan dan tersedia untuk diakses oleh penerima.

Penyimpanan email: Server email penerima menyimpan email di kotak email penerima di server sampai pengguna mengambilnya.
Protokol POP3/IMAP: Untuk mengakses email, klien email penerima berkomunikasi dengan server email menggunakan salah satunya:
- POP3 (Post Office Protocol 3): Mengunduh email dari server dan sering kali menghapusnya dari server setelah diunduh (cocok untuk mengakses email dari satu perangkat).
- IMAP (Protokol Akses Pesan Internet): Menyimpan email di server, sehingga pengguna dapat mengaksesnya dari beberapa perangkat dan menyinkronkan perubahan (misalnya, status sudah dibaca/belum dibaca).

Langkah 6: Mengirimkan Email ke Kotak Masuk Penerima

Klien email (misalnya, Gmail, Outlook, Apple Mail) mengambil pesan dari server email penerima menggunakan POP3 atau IMAP dan menampilkannya di kotak masuk penerima.

Pemberitahuan: Pengguna menerima pemberitahuan bahwa ada email baru yang masuk.
Judul email: Saat melihat email, penerima dapat melihat header seperti Dari, Kepada, Perihal, Tanggal, dan metadata lainnya.

Protokol yang Terlibat dalam Transmisi Email

SMTP (Protokol Transfer Surat Sederhana):
- Digunakan untuk mengirim email.
- Beroperasi pada port 25, 465, atau 587.
- Menangani proses menyampaikan email antar server dan mengirimkannya ke server email penerima.
IMAP (Internet Message Access Protocol):
- Digunakan untuk menerima email.
- Beroperasi pada port 143 (tidak terenkripsi) atau 993 (terenkripsi).
- Memungkinkan pengguna mengakses email dari beberapa perangkat sekaligus menjaganya tetap tersinkronisasi.
POP3 (Protokol Kantor Pos 3):
- Juga digunakan untuk menerima email.
- Beroperasi pada port 110 (tidak terenkripsi) atau 995 (terenkripsi).
- Mengunduh email dari server ke satu perangkat dan secara opsional menghapusnya dari server setelah pengunduhan.

Contoh: Bagaimana Email Bergerak dari Pengirim ke Penerima

Pengguna A (Alice) menulis email ke Pengguna B (Bob) menggunakan Gmail.
Klien email Alice (Gmail) mengirimkan email ke server SMTP Gmail.
Server SMTP Gmail menanyakan DNS untuk menemukan catatan MX untuk bob@example.com.
DNS mengembalikan alamat IP server email example.com.
Server SMTP Gmail terhubung ke server SMTP example.com dan mengirimkan email.
Server email di example.com menyimpan email tersebut di kotak surat Bob.
Bob membuka klien emailnya (misalnya, Outlook) yang terhubung ke server example.com menggunakan IMAP.
Klien email Bob mengambil email dan menampilkannya di kotak masuknya.

Istilah dan Konsep Utama

Judul Email: Berisi metadata seperti pengirim, penerima, tanggal, dan subjek. Header juga menyertakan detail teknis seperti jalur yang dilalui email di seluruh server.
MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions): Standar untuk memformat konten email untuk mendukung teks, HTML, dan lampiran.
SPF, DKIM, DMARC: Mekanisme keamanan yang digunakan untuk memverifikasi identitas pengirim dan mencegah pemalsuan email.

Kesimpulan

Proses pengiriman dan penerimaan email melibatkan beberapa langkah dan protokol, yang masing-masing memainkan peran penting dalam memastikan bahwa pesan Anda sampai ke tujuan dengan aman dan akurat. Memahami cara kerja email dapat membantu pengguna dan administrator memecahkan masalah, mengonfigurasi server email dengan benar, dan memelihara komunikasi email yang aman. Baik saat menulis, mengirim, atau menerima, aliran email bergantung pada interaksi yang mulus antara klien, server, dan catatan DNS.