Cara Kerja Email – Langkah-langkah dan Penjelasan

Email adalah salah satu metode komunikasi yang paling banyak digunakan, memungkinkan pesan dikirim melalui internet dari satu pengguna ke pengguna lainnya hampir secara instan. Namun di balik layar, beberapa protokol dan proses bekerja bersama untuk memastikan bahwa pesan Anda sampai ke penerima yang dituju. Berikut adalah penjelasan rinci tentang cara kerja email, termasuk langkah-langkah utama dan komponen yang terlibat

Komponen Utama Email

1. Klien Email: Aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk menulis, mengirim, dan menerima email (misalnya, Microsoft Outlook, Apple Mail, atau layanan webmail seperti Gmail dan Yahoo Mail).
2. Server Surat: Server yang mengelola pengiriman dan penerimaan email. Server ini memiliki dua jenis utama
   • Server SMTP (Protokol Transfer Surat Sederhana): Menangani pengiriman email.
   • Server IMAP/POP3 (Protokol Akses Pesan Internet/Protokol Kantor Pos): Menangani penerimaan email.
3. DNS (Sistem Nama Domain): Menerjemahkan nama domain menjadi alamat IP, membantu merutekan email ke server email yang benar.

Cara Kerja Email: Proses Langkah-demi-Langkah

Langkah 1: Menulis Email

• Tindakan Pengguna: Pengguna menulis email menggunakan klien email (misalnya, Gmail, Outlook).
• Konten Email: Pengguna memberikan alamat email penerima, subjek, dan isi email.
• Lampiran: Pengguna juga dapat melampirkan file ke email, seperti dokumen, gambar, atau video.

Langkah 2: Mengirim Email

Ketika pengguna mengklik “Kirim,” klien email memulai proses pengiriman email

• SMTP (Protokol Transfer Surat Sederhana): Klien email mengirimkan pesan ke server SMTP
  • Server SMTP adalah milik penyedia layanan email pengirim.
  • Server ini bertanggung jawab untuk menangani pengiriman email ke server penerima.
• Struktur email: Pesan dikirim dengan alamat email pengirim, alamat penerima, isi pesan, dan lampiran apa pun.

Langkah 3: Resolusi DNS

Untuk mengirim email ke tujuan yang benar, server SMTP perlu menemukan server email yang terkait dengan domain penerima (misalnya, example.com)

• Pencarian DNS: Server SMTP menanyakan DNS (Domain Name System) untuk catatan MX (Mail Exchange) domain penerima
  • Catatan MX: Menentukan server email mana yang menangani email untuk domain tertentu.
  • Catatan A: Menerjemahkan nama domain menjadi alamat IP sehingga server SMTP dapat menemukan server email penerima.

Langkah 4: Menghubungkan ke Server Email Penerima

Setelah proses resolusi DNS memberikan alamat IP server email penerima, server SMTP pengirim membuat sambungan dengan server email penerima

• Protokol SMTP: Email ditransfer menggunakan protokol SMTP dari server pengirim ke server email penerima.
• Penyampaian: Dalam beberapa kasus, email dapat diteruskan melalui beberapa server SMTP sebelum mencapai server penerima.

Langkah 5: Menerima Email

Setelah email mencapai server email penerima, email harus disimpan dan tersedia untuk diakses oleh penerima

• Penyimpanan email: Server email penerima menyimpan email di kotak email penerima di server sampai pengguna mengambilnya.
• Protokol POP3/IMAP: Untuk mengakses email, klien email penerima berkomunikasi dengan server email menggunakan salah satunya
  • POP3 (Post Office Protocol 3): Mengunduh email dari server dan sering kali menghapusnya dari server setelah diunduh (cocok untuk mengakses email dari satu perangkat).
  • IMAP (Protokol Akses Pesan Internet): Menyimpan email di server, sehingga pengguna dapat mengaksesnya dari beberapa perangkat dan menyinkronkan perubahan (misalnya, status sudah dibaca/belum dibaca).

Langkah 6: Mengirimkan Email ke Kotak Masuk Penerima

Klien email (misalnya, Gmail, Outlook, Apple Mail) mengambil pesan dari server email penerima menggunakan POP3 atau IMAP dan menampilkannya di kotak masuk penerima

• Pemberitahuan: Pengguna menerima pemberitahuan bahwa ada email baru yang masuk.
• Judul email: Saat melihat email, penerima dapat melihat header seperti Dari, Kepada, Perihal, Tanggal, dan metadata lainnya.

Protokol yang Terlibat dalam Transmisi Email

1. SMTP (Protokol Transfer Surat Sederhana)
   • Digunakan untuk mengirim email.
   • Beroperasi pada port 25, 465, atau 587.
   • Menangani proses penyampaian email antar server dan mengirimkannya ke server email penerima.
2. IMAP (Internet Message Access Protocol)
   • Digunakan untuk menerima email.
   • Beroperasi pada port 143 (tidak terenkripsi) atau 993 (terenkripsi).
   • Memungkinkan pengguna untuk mengakses email dari beberapa perangkat sekaligus menjaganya tetap tersinkronisasi.
3. POP3 (Protokol Kantor Pos 3)
   • Juga digunakan untuk menerima email.
   • Beroperasi pada port 110 (tidak terenkripsi) atau 995 (terenkripsi).
   • Mengunduh email dari server ke satu perangkat dan secara opsional menghapusnya dari server setelah pengunduhan.

Contoh: Bagaimana Perjalanan Email dari Pengirim ke Penerima

1. Pengguna A (Alice) menulis email ke Pengguna B (Bob) menggunakan Gmail.
2. Klien email Alice (Gmail) mengirimkan email ke server SMTP Gmail.
3. Server SMTP Gmail menanyakan DNS untuk menemukan catatan MX untuk bob@example.com.
4. DNS mengembalikan alamat IP server email example.com.
5. Server SMTP Gmail terhubung ke server SMTP example.com dan mengirimkan email.
6. Server email di example.com menyimpan email tersebut di kotak surat Bob.
7. Bob membuka klien emailnya (misalnya, Outlook) yang terhubung ke server example.com menggunakan IMAP.
8. Klien email Bob mengambil email dan menampilkannya di kotak masuknya.

Istilah dan Konsep Utama

• Header Email: Berisi metadata seperti pengirim, penerima, tanggal, dan subjek. Header juga menyertakan detail teknis seperti jalur yang dilalui email di seluruh server.
• MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions): Standar untuk memformat konten email untuk mendukung teks, HTML, dan lampiran.
• SPF, DKIM, DMARC: Mekanisme keamanan yang digunakan untuk memverifikasi identitas pengirim dan mencegah pemalsuan email.

Kesimpulan

Proses pengiriman dan penerimaan email melibatkan beberapa langkah dan protokol komunikasi, yang masing-masing bekerja sama untuk memastikan bahwa pesan dikirimkan secara akurat, efisien, dan aman. Ketika seorang pengguna membuat sebuah email, email tersebut memulai perjalanannya melalui serangkaian sistem – dari klien pengirim ke kotak masuk penerima – dengan mengandalkan pencarian DNS, mekanisme autentikasi, dan protokol transfer pesan. Memahami cara kerja proses ini sangat penting untuk memecahkan masalah pengiriman, mengonfigurasi server email, dan memelihara lingkungan komunikasi yang aman.

Inti dari pengiriman email adalah beberapa protokol utama. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) bertanggung jawab untuk mengirim email dari klien email pengirim (seperti Outlook atau Thunderbird) ke server email keluar dan kemudian mentransfer pesan ke server email penerima. Untuk menerima email, protokol seperti IMAP (Internet Message Access Protocol) dan POP3 (Post Office Protocol) berperan. IMAP memungkinkan pengguna untuk mengakses dan mengelola email secara langsung di server dari beberapa perangkat, sedangkan POP3 mengunduh email ke satu perangkat dan menghapusnya dari server.

Untuk memastikan pesan dikirim ke tujuan yang benar, server email pengirim meminta catatan DNS (Domain Name System) untuk menemukan catatan MX (Mail Exchange) dari domain penerima, yang menentukan server email mana yang menangani email masuk untuk domain tersebut. Selain itu, protokol keamanan seperti SPF, DKIM, dan DMARC membantu mencegah pemalsuan email, mengautentikasi pengirim, dan melindungi pengguna dari phishing atau spam.

Sebagai contoh, ketika Anda mengirim email dari user@example.com ke friend@gmail.com, klien email Anda menggunakan SMTP untuk menyambung ke mail.example.com. Server kemudian melakukan pencarian DNS untuk menemukan record MX untuk gmail.com, yang mungkin mengarah ke gmail-smtp-in.l.google.com. Setelah koneksi dibuat, server email Anda mengirim pesan menggunakan SMTP. Server Google mengautentikasi pengirim melalui pemeriksaan SPF/DKIM, menyimpan pesan, dan mengirimkannya ke kotak masuk penerima melalui akses IMAP atau POP3.