Como criar um e-mail corporativo

Como criar um e-mail corporativo: Um guia passo-a-passo para empresas

Um e-mail corporativo é uma ferramenta de comunicação essencial para qualquer empresa. Projecta profissionalismo, constrói a identidade da marca e ajuda a gerir eficazmente a comunicação dentro e fora da sua organização. Ao contrário dos serviços de correio eletrónico genéricos, como o Gmail ou o Yahoo, um correio eletrónico empresarial utiliza o domínio próprio da sua empresa (por exemplo, name@company.com), reforçando a credibilidade e a confiança na marca.

Este guia explica como criar um e-mail corporativo – desde o registo de um nome de domínio até à definição do alojamento, configuração de dispositivos e gestão segura de contas.

Passo 1: Escolher e registar um nome de domínio

O primeiro passo na criação de um e-mail empresarial é garantir um nome de domínio para a sua empresa. O nome de domínio constitui a base do seu endereço de correio eletrónico (por exemplo, john@company.com), pelo que é importante escolher um que represente a sua empresa ou marca

Como registar um nome de domínio:

Escolher um nome de domínio: Selecione um domínio que reflicta o nome da sua empresa ou sector. Idealmente, deve ser curto, fácil de lembrar e estar alinhado com a sua marca (por exemplo, empresa.com).
Verifique a disponibilidade do domínio: Utilize um serviço de registo de domínios como o GoDaddy, Namecheap ou Google Domains para verificar se o nome de domínio está disponível.
Registar o domínio: Depois de encontrar um domínio disponível, registe-o no seu fornecedor de serviços de registo de domínios preferido. Terá de pagar uma taxa anual para manter a propriedade do domínio.

Passo 2: Escolher um serviço de alojamento de correio eletrónico

Depois de registar o seu domínio, o passo seguinte é selecionar um fornecedor de alojamento de correio eletrónico. Um alojamento de correio eletrónico permite-lhe criar e gerir contas de correio eletrónico utilizando o seu nome de domínio (por exemplo, john@company.com). Alguns fornecedores de alojamento também oferecem funcionalidades como filtragem avançada de spam, ferramentas de colaboração e segurança melhorada

Fornecedores populares de alojamento de correio eletrónico:

Google Workspace: Oferece contas de e-mail profissionais (por exemplo, yourname@company.com), além de acesso às ferramentas de produtividade do Google, como Gmail, Drive e Agenda.
Microsoft 365: Fornece e-mail corporativo com o Outlook e inclui o conjunto de aplicativos de produtividade da Microsoft, como Word, Excel e Teams.
Zoho Mail: Um serviço de alojamento de email económico que oferece contas de email empresariais e funcionalidades básicas de produtividade.
ProtonMail: Conhecido pelos seus serviços de e-mail focados na privacidade com encriptação de ponta a ponta.

Passo 3: Configurar o alojamento de correio eletrónico empresarial

Depois de ter escolhido o seu fornecedor de alojamento de correio eletrónico, o passo seguinte é configurar as contas de correio eletrónico empresarial. Cada provedor tem seu próprio processo, mas as etapas gerais são semelhantes

Passos para configurar o alojamento de correio eletrónico empresarial:

Inscrever-se no serviço: Visite o site do provedor de hospedagem de email (por exemplo, Google Workspace ou Microsoft 365) e inscreva-se em um plano comercial que atenda às suas necessidades.
Verificar a propriedade do domínio: Para garantir que é o proprietário do domínio, o anfitrião de correio eletrónico pedir-lhe-á para o verificar, adicionando um registo TXT ou MX às definições de DNS do seu domínio. O seu fornecedor de serviços de registo de domínios fornece normalmente um painel de controlo para gerir os registos DNS.
Configurar registos MX: Os registos MX (Mail Exchange) direcionam os e-mails para o seu servidor de e-mail. Assim que o seu domínio for verificado, terá de atualizar os registos MX nas definições de DNS do seu domínio, fornecidas pelo anfitrião de correio eletrónico.
Criar contas de correio eletrónico: Assim que o domínio for verificado e os registos MX forem actualizados, pode criar contas de correio eletrónico individuais para os seus funcionários (por exemplo, john@company.com, sales@company.com).
Aceder ao seu correio eletrónico empresarial: Pode agora iniciar sessão no seu correio eletrónico empresarial utilizando o cliente Web do fornecedor de correio eletrónico ou configurá-lo numa aplicação de correio eletrónico como o Outlook ou o Thunderbird.

Passo 4: Configurar o correio eletrónico nos dispositivos

Depois de criar a sua conta de correio eletrónico empresarial, é importante configurar o acesso em diferentes dispositivos, como computadores de secretária, computadores portáteis, smartphones e tablets. Clientes de email como o Outlook, Thunderbird e aplicações móveis permitem-lhe gerir os seus emails de forma mais eficiente

Configurando seu email corporativo no Outlook:

Abra o Microsoft Outlook.
Vá para Arquivo > Adicionar conta.
Introduza o seu endereço de e-mail empresarial (por exemplo, john@company.com) e o Outlook tentará configurar automaticamente as definições do servidor.
Se necessário, introduza manualmente as definições IMAP ou POP3 fornecidas pelo seu anfitrião de correio eletrónico (normalmente disponíveis no painel de controlo do alojamento).

Configurar o correio eletrónico em dispositivos móveis:

Abra a aplicação de correio eletrónico no seu smartphone (por exemplo, Gmail, Outlook ou Apple Mail).
Selecione Adicionar conta e introduza o seu endereço de email empresarial e a palavra-passe.
Introduza as definições IMAP ou POP3 necessárias, se solicitado.
Conclua a configuração e os seus e-mails começarão a ser sincronizados.

Passo 5: Configurar funcionalidades de segurança

A segurança é crucial na gestão de contas de correio eletrónico empresarial, uma vez que os emails contêm frequentemente informações comerciais sensíveis. A maioria dos hosts de email oferece vários recursos de segurança que devem ser ativados para proteger suas contas

Principais recursos de segurança a serem ativados:

Autenticação de dois factores (2FA): Requer que os utilizadores introduzam uma segunda forma de identificação (por exemplo, um código enviado para o telemóvel) para além da palavra-passe quando iniciam sessão.
Filtros de spam: Certifique-se de que os filtros de spam do seu host de email estão activos para minimizar o risco de ataques de phishing e emails indesejados.
Encriptação de correio eletrónico: Alguns fornecedores de correio eletrónico, como o ProtonMail, oferecem encriptação de ponta a ponta, que encripta o conteúdo do correio eletrónico durante a transmissão para impedir o acesso não autorizado.
Alterações regulares da palavra-passe: Incentive os funcionários a actualizarem regularmente as suas palavras-passe de correio eletrónico para melhorar a segurança.

Passo 6: Gerir contas de correio eletrónico

À medida que a sua empresa cresce, terá de gerir as contas de correio eletrónico dos funcionários. Isto inclui adicionar novas contas, desativar contas de antigos funcionários e configurar o reencaminhamento de correio eletrónico ou caixas de entrada partilhadas para as equipas

Tarefas de gestão comuns:

Adicionar ou remover utilizadores: A maioria dos hosts de email permite adicionar ou remover utilizadores facilmente a partir de um painel de controlo centralizado. Não se esqueça de desativar ou remover contas quando os funcionários saírem para evitar o acesso não autorizado.
Configurar o encaminhamento de email: Pode configurar regras de reencaminhamento para enviar emails de um endereço para outro (por exemplo, reencaminhar emails de info@company.com para vários membros da equipa).
Criar caixas de correio partilhadas: Para equipas como as de apoio ao cliente ou vendas, pode criar caixas de correio partilhadas a que vários funcionários podem aceder (por exemplo, support@company.com).

Conclusão

A configuração de um correio eletrónico empresarial é um passo vital para a criação de um sistema de comunicação profissional e seguro para a sua empresa.

Ao registar o seu domínio, escolher um anfitrião de correio eletrónico fiável e implementar fortes medidas de segurança, estabelece uma presença digital credível, protegendo simultaneamente os dados sensíveis da empresa. Um sistema de correio eletrónico empresarial bem gerido não só melhora a eficiência interna, como também reforça a confiança e o profissionalismo da sua marca aos olhos dos clientes e parceiros.