Colaborador (WordPress): Entender el rol, los permisos y las mejores prácticas

En WordPress, los roles de usuario son esenciales para gestionar sitios web, especialmente cuando varios usuarios contribuyen al contenido. Uno de estos roles es el de Colaborador. Entender el rol de Colaborador, sus permisos y cómo gestionarlo de forma efectiva puede ayudar a agilizar la creación de contenido mientras se mantiene el control sobre los privilegios de publicación y edición. Este artículo explorará lo que un Colaborador puede y no puede hacer en WordPress, junto con las mejores prácticas para gestionar Colaboradores en su sitio

¿Qué es un Colaborador en WordPress?

Un Colaborador en WordPress es un rol de usuario con capacidades limitadas, centrado principalmente en la creación de contenido sin la capacidad de publicar contenido por sí mismo. Este rol es ideal para los usuarios que necesitan escribir y enviar contenido para su revisión, pero no deben tener el control total sobre el sitio o la capacidad de publicar sin aprobación. Los colaboradores pueden

• Escribir nuevas entradas.
• Editar sus propios mensajes.
• Enviar mensajes para que los revise un editor o administrador.

Los colaboradores no pueden

• Publicar entradas.
• Editar entradas publicadas (incluso las propias).
• Cargar archivos multimedia (imágenes, vídeos, etc.).
• Modificar páginas, ajustes o entradas de otros usuarios.

Este rol está diseñado para permitir a los colaboradores centrarse únicamente en escribir, dejando la aprobación final y la autoridad de publicación a los Editores o Administradores

Permisos detallados para el rol de colaborador

Aquí tienes un desglose de los permisos específicos que tiene un Colaborador de WordPress

1. Escribir y editar entradas

Los colaboradores pueden

• Crear nuevas entradas: Los Colaboradores tienen la capacidad de acceder al editor de WordPress y escribir contenido. Pueden añadir texto, darle formato y preparar las entradas para su publicación.
• Editar sus propios borradores: Los colaboradores pueden revisar sus borradores en cualquier momento antes de enviarlos para su revisión. Sin embargo, una vez que la entrada se envía para su revisión, no pueden realizar cambios adicionales hasta que un Editor o Administrador la revise.

2. Enviar para revisión

Una vez que los Colaboradores terminan de escribir una entrada, pueden enviarla para su revisión. La entrada se marcará como “Pendiente de revisión”, a la espera de que un editor o administrador la revise, la modifique si es necesario y la publique

3. Sin permisos para subir archivos multimedia

A diferencia de otros roles de usuario (como Autores o Editores), los Colaboradores no pueden subir imágenes u otros archivos multimedia a sus entradas. Esta limitación significa que un Editor o Administrador debe subir cualquier contenido multimedia en su nombre

4. Acceso limitado al área de administración

Los colaboradores sólo tienen acceso a las partes del panel de administración relacionadas con la creación y gestión de sus propias entradas. No tienen acceso a la configuración general del sitio, páginas, plugins o temas

Mejores prácticas para la gestión de colaboradores en su sitio WordPress

La gestión eficaz de los colaboradores implica establecer expectativas claras y utilizar herramientas para agilizar el flujo de trabajo. Estas son algunas de las mejores prácticas

1. Defina un flujo de trabajo claro para el envío de contenidos

Establezca un proceso claro para el envío, revisión y publicación de contenidos. Por ejemplo

• Los colaboradores deben escribir sus entradas y enviarlas para su revisión.
• Los editores o administradores los revisarán, realizarán los cambios necesarios y los publicarán.

Comunique claramente el flujo de trabajo a todos los colaboradores para que comprendan su papel en el proceso de creación de contenidos

2. Utiliza plugins editoriales para mejorar la colaboración

Considera la posibilidad de utilizar plugins de flujo de trabajo editorial que mejoren la colaboración entre colaboradores, editores y administradores. Estos son algunos de los plugins recomendados

• Edit Flow: Este plugin ayuda a gestionar un calendario editorial, dejar comentarios en los borradores y realizar un seguimiento del estado de las entradas.
• PublishPress: Similar a Edit Flow, PublishPress ofrece comentarios editoriales, notificaciones y un calendario de contenidos para ayudar a organizar y agilizar la publicación de contenidos.

Estos plugins pueden mejorar la comunicación entre los usuarios, asegurando que los colaboradores sepan cuándo su contenido está en revisión y cuándo se publica

3. Proporcione directrices a los colaboradores

Ofrezca directrices claras de redacción y formato a sus colaboradores, incluidos los estilos preferidos, los requisitos de imagen y las mejores prácticas de SEO. Puede crear un Manual del Colaborador para asegurarse de que todos los envíos cumplen las normas de calidad del sitio

4. Asigna un editor para revisar las publicaciones de los colaboradores

Para evitar cuellos de botella en el proceso de revisión de contenidos, designa a uno o varios editores cuya función principal sea revisar y publicar los contenidos enviados por los colaboradores. De este modo se garantiza que los mensajes avancen por el proceso de forma eficaz

5. Gestión de las limitaciones multimedia de los colaboradores

Dado que los Colaboradores no pueden subir imágenes o vídeos, facilítales una forma de solicitar que se añadan medios a sus entradas. Las opciones incluyen

• Hacer que los colaboradores incluyan enlaces multimedia o archivos adjuntos en el envío de contenidos.
• Permitir a los editores colaborar con los colaboradores para garantizar que se cumplen todos los requisitos antes de la publicación.

También puedes ofrecer una biblioteca multimedia compartida en la que los colaboradores puedan seleccionar imágenes que un editor pueda cargar en su nombre

6. Revise periódicamente el acceso de los colaboradores

Revise periódicamente la lista de colaboradores para asegurarse de que sólo los usuarios activos conservan su función. Eliminar a los usuarios inactivos ayuda a mantener el sitio seguro y manejable

Conclusión

En conclusión, el rol de Colaborador en WordPress juega un papel clave en la organización del trabajo en equipo en un sitio web. Permite a los autores participar en la creación de contenidos sin concederles permisos excesivos, lo que garantiza tanto la seguridad como el control de las publicaciones. De esta forma, los propietarios y editores del sitio pueden estar seguros de que todo el contenido pasa por una revisión antes de ser publicado, manteniendo la coherencia y la calidad en todo el sitio.

Con el flujo de trabajo adecuado, plugins de gestión editorial y directrices claras, el trabajo con Colaboradores se vuelve altamente eficiente. Esta función es especialmente valiosa para los sitios web con comunidades de escritores activas, ya que permite un flujo constante de contenidos al tiempo que mantiene las normas editoriales y la estructura del sitio firmemente bajo control.