Comment créer un courriel d’entreprise

Comment créer un courriel d’entreprise : Un guide étape par étape pour les entreprises

Le courrier électronique d’entreprise est un outil de communication essentiel pour toute entreprise. Il projette le professionnalisme, construit l’identité de la marque et aide à gérer efficacement la communication à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Contrairement aux services de messagerie génériques tels que Gmail ou Yahoo, la messagerie d’entreprise utilise le domaine propre à votre entreprise (par exemple, name@company.com), ce qui renforce la crédibilité et la confiance dans la marque.

Ce guide explique comment créer une messagerie d’entreprise, de l’enregistrement d’un nom de domaine à la configuration de l’hébergement et des périphériques, en passant par la gestion sécurisée des comptes.

Étape 1 : Choisir et enregistrer un nom de domaine

La première étape de la création d’une messagerie d’entreprise consiste à enregistrer un nom de domaine pour votre entreprise. Le nom de domaine constitue la base de votre adresse électronique (par exemple, john@company.com). Il est donc important d’en choisir un qui représente votre entreprise ou votre marque

Comment enregistrer un nom de domaine :

1. Choisissez un nom de domaine : Choisissez un nom de domaine qui reflète le nom de votre entreprise ou de votre secteur d’activité. Idéalement, il doit être court, facile à mémoriser et conforme à votre marque (par exemple, company.com).
2. Vérifiez la disponibilité du domaine : Utilisez un service d’enregistrement de domaine comme GoDaddy, Namecheap ou Google Domains pour vérifier si le nom de domaine est disponible.
3. Enregistrer le domaine : Une fois que vous avez trouvé un domaine disponible, enregistrez-le auprès du bureau d’enregistrement de votre choix. Vous devrez payer une redevance annuelle pour conserver la propriété du domaine.

Étape 2 : Choisir un service d’hébergement de courrier électronique

Après avoir enregistré votre domaine, l’étape suivante consiste à choisir un hébergeur de messagerie. Un hébergeur de messagerie vous permet de créer et de gérer des comptes de messagerie à l’aide de votre nom de domaine (par exemple, john@company.com). Certains hébergeurs proposent également des fonctionnalités telles que le filtrage avancé des spams, des outils de collaboration et une sécurité renforcée

Fournisseurs d’hébergement de messagerie électronique les plus populaires :

• Google Workspace : Offre des comptes de messagerie professionnelle (par exemple, yourname@company.com), ainsi qu’un accès aux outils de productivité de Google tels que Gmail, Drive et Calendar.
• Microsoft 365 : Fournit une messagerie d’entreprise avec Outlook et inclut la suite d’applications de productivité de Microsoft telles que Word, Excel et Teams.
• Zoho Mail : Un service d’hébergement de messagerie électronique économique qui offre des comptes de messagerie professionnelle et des fonctions de productivité de base.
• ProtonMail : Connu pour ses services de messagerie axés sur la confidentialité avec un chiffrement de bout en bout.

Étape 3 : Configurer l’hébergement de messagerie d’entreprise

Une fois que vous avez choisi votre fournisseur d’hébergement de messagerie, l’étape suivante consiste à configurer les comptes de messagerie d’entreprise. Chaque fournisseur a sa propre procédure, mais les étapes générales sont similaires

Étapes de la configuration de l’hébergement de messagerie d’entreprise :

1. S’inscrire au service : Visitez le site web du fournisseur d’hébergement de messagerie (par exemple, Google Workspace ou Microsoft 365) et souscrivez à un plan d’affaires adapté à vos besoins.
2. Vérifier la propriété du domaine : Pour s’assurer que le domaine vous appartient, l’hébergeur de messagerie vous demandera de le vérifier en ajoutant un enregistrement TXT ou MX aux paramètres DNS de votre domaine. Votre registraire de domaine fournit généralement un tableau de bord pour la gestion des enregistrements DNS.
3. Configurez les enregistrements MX : Les enregistrements MX (Mail Exchange) dirigent les courriels vers votre serveur de messagerie. Une fois votre domaine vérifié, vous devrez mettre à jour les enregistrements MX dans les paramètres DNS de votre domaine, fournis par l’hébergeur de messagerie.
4. Créer des comptes de messagerie : Une fois le domaine vérifié et les enregistrements MX mis à jour, vous pouvez créer des comptes de messagerie individuels pour vos employés (par exemple, john@company.com, sales@company.com).
5. Accédez à votre messagerie d’entreprise : Vous pouvez maintenant vous connecter à votre messagerie d’entreprise en utilisant le client web du fournisseur d’accès ou en la configurant dans une application de messagerie comme Outlook ou Thunderbird.

Étape 4 : Configurer la messagerie sur les appareils

Une fois que vous avez créé votre compte de messagerie d’entreprise, il est important d’en configurer l’accès sur différents appareils tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes. Les clients de messagerie comme Outlook, Thunderbird et les applications mobiles vous permettent de gérer vos courriels plus efficacement

Configurer votre messagerie d’entreprise sur Outlook :

1. Ouvrez Microsoft Outlook.
2. Allez dans Fichier > Ajouter un compte.
3. Saisissez l’adresse électronique de votre entreprise (par exemple, john@company.com), et Outlook essaiera de configurer automatiquement les paramètres du serveur.
4. Si nécessaire, saisissez manuellement les paramètres IMAP ou POP3 fournis par votre hébergeur de messagerie (généralement disponibles dans le tableau de bord de l’hébergeur).

Configuration du courrier électronique sur les appareils mobiles :

1. Ouvrez l’application de messagerie de votre smartphone (par exemple, Gmail, Outlook ou Apple Mail).
2. Sélectionnez Ajouter un compte et saisissez l’adresse électronique et le mot de passe de votre entreprise.
3. Saisissez les paramètres IMAP ou POP3 requis si vous y êtes invité.
4. Terminez la configuration et vos courriels commenceront à se synchroniser.

Étape 5 : Configurer les fonctions de sécurité

La sécurité est cruciale dans la gestion des comptes de messagerie d’entreprise, car les messages électroniques contiennent souvent des informations professionnelles sensibles. La plupart des hébergeurs de messagerie proposent plusieurs fonctions de sécurité que vous devez activer pour protéger vos comptes

Principales fonctions de sécurité à activer :

1. Authentification à deux facteurs (2FA) : Exige des utilisateurs qu’ils saisissent une deuxième forme d’identification (par exemple, un code envoyé sur leur téléphone) en plus de leur mot de passe lorsqu’ils se connectent.
2. Filtres anti-spam : Veillez à ce que les filtres anti-spam de votre hébergeur de messagerie soient actifs afin de minimiser le risque d’attaques par hameçonnage et de courriels indésirables.
3. Cryptage des courriels : Certains fournisseurs de messagerie, comme ProtonMail, proposent un cryptage de bout en bout, qui crypte le contenu des courriels pendant leur transmission afin d’empêcher tout accès non autorisé.
4. Changement régulier des mots de passe : Encouragez les employés à mettre à jour régulièrement leurs mots de passe pour améliorer la sécurité.

Étape 6 : Gestion des comptes de messagerie

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez gérer les comptes de messagerie des employés. Il s’agit notamment d’ajouter de nouveaux comptes, de désactiver les comptes des anciens employés et de mettre en place des transferts d’e-mails ou des boîtes de réception partagées pour les équipes

Tâches de gestion courantes :

• Ajouter ou supprimer des utilisateurs : La plupart des hébergeurs de messagerie vous permettent d’ajouter ou de supprimer facilement des utilisateurs à partir d’un tableau de bord centralisé. Veillez à désactiver ou à supprimer les comptes lorsque les employés quittent l’entreprise afin d’éviter tout accès non autorisé.
• Configurer la redirection des courriels : Vous pouvez configurer des règles de transfert pour envoyer des courriels d’une adresse à une autre (par exemple, transférer des courriels de info@company.com à plusieurs membres de l’équipe).
• Créer des boîtes aux lettres partagées : Pour les équipes telles que le service clientèle ou les ventes, vous pouvez créer des boîtes aux lettres partagées auxquelles plusieurs employés peuvent accéder (par exemple, support@company.com).

Conclusion

La mise en place d’une messagerie d’entreprise est une étape essentielle dans la création d’un système de communication professionnel et sécurisé pour votre entreprise.

En enregistrant votre domaine, en choisissant un hébergeur de messagerie fiable et en mettant en œuvre des mesures de sécurité solides, vous établissez une présence numérique crédible tout en protégeant les données sensibles de votre entreprise. Un système de messagerie d’entreprise bien géré permet non seulement d’améliorer l’efficacité interne, mais aussi de renforcer la confiance et le professionnalisme de votre marque aux yeux de vos clients et partenaires.