Як створити корпоративну електронну пошту

Корпоративна електронна пошта є важливим інструментом для будь-якого бізнесу, оскільки вона демонструє професіоналізм, зміцнює ідентичність бренду та покращує комунікацію всередині та за межами організації. Корпоративна електронна адреса зазвичай використовує домен компанії (наприклад, name@company.com), що не тільки виглядає більш переконливо, ніж використання загальних сервісів, таких як Gmail або Yahoo, але й дозволяє компаніям централізовано керувати електронними поштовими скриньками співробітників.

У цій статті ми пояснимо, як створити корпоративну електронну пошту: від отримання доменного імені до налаштування поштового хостингу та керування акаунтами.

Крок 1: Виберіть і зареєструйте доменне ім’я

Першим кроком у створенні корпоративної електронної пошти є отримання доменного імені для вашого бізнесу. Доменне ім’я є основою вашої адреси електронної пошти (наприклад, john@company.com), тому важливо вибрати таке ім’я, яке представляє ваш бізнес або бренд.

Як зареєструвати доменне ім’я:

1. Виберіть доменне ім’я: Виберіть домен, який відображає назву вашої компанії або галузі. В ідеалі воно має бути коротким, легко запам’ятовуватися і відповідати вашому бренду (наприклад, company.com).
2. Перевірте доступність домену: Скористайтеся послугами реєстратора доменів, наприклад, GoDaddy, Namecheap або Google Domains, щоб перевірити, чи доступне доменне ім’я.
3. Зареєструйте домен: Після того, як ви знайшли доступний домен, зареєструйте його у бажаного реєстратора доменів. Щоб зберегти право власності на домен, вам потрібно буде сплачувати щорічну плату.

Крок 2: Виберіть службу хостингу електронної пошти

Після реєстрації домену наступним кроком буде вибір постачальника послуг хостингу електронної пошти. Поштовий хостинг дозволяє створювати та керувати обліковими записами електронної пошти, використовуючи ваше доменне ім’я (наприклад, john@company.com). Деякі хостинг-провайдери також пропонують такі функції, як розширена фільтрація спаму, інструменти для спільної роботи та підвищений рівень безпеки.

Популярні провайдери хостингу електронної пошти:

• Google Workspace: Пропонує професійні облікові записи електронної пошти (наприклад, yourname@company.com), а також доступ до інструментів Google для підвищення продуктивності, таких як Gmail, Диск і Календар.
• Microsoft 365: Забезпечує корпоративну електронну пошту за допомогою Outlook і включає набір програм для підвищення продуктивності від Microsoft, таких як Word, Excel і Teams.
• Zoho Mail: Бюджетний хостинг електронної пошти, який пропонує бізнес-акаунти електронної пошти та базові функції для підвищення продуктивності.
• ProtonMail: Відомий своїми поштовими сервісами з наскрізним шифруванням, орієнтованими на конфіденційність.

Крок 3: Налаштування корпоративного хостингу електронної пошти

Після того, як ви вибрали провайдера хостингу, наступним кроком буде налаштування корпоративних поштових скриньок. Кожен провайдер має свій власний процес, але загальні кроки схожі.

Кроки з налаштування корпоративного хостингу електронної пошти:

1. Підпишіться на послугу: Відвідайте веб-сайт провайдера хостингу електронної пошти (наприклад, Google Workspace або Microsoft 365) і підпишіться на бізнес-план, який відповідає вашим потребам.
2. Перевірте право власності на домен: Щоб переконатися, що ви є власником домену, хостинг-провайдер попросить вас підтвердити його, додавши TXT або MX-запис до налаштувань DNS вашого домену. Реєстратор вашого домену зазвичай надає інформаційну панель для керування DNS-записами.
3. Налаштування записів MX: MX (Mail Exchange) записує прямі електронні листи на ваш поштовий сервер. Після перевірки вашого домену вам потрібно буде оновити MX-записи в налаштуваннях DNS вашого домену, наданих хостом електронної пошти.
4. Створіть облікові записи електронної пошти: Після перевірки домену та оновлення MX-записів ви можете створити індивідуальні акаунти електронної пошти для своїх співробітників (наприклад, john@company.com, sales@company.com).
5. Доступ до корпоративної електронної пошти: Тепер ви можете увійти до своєї корпоративної електронної пошти за допомогою веб-клієнта постачальника послуг електронної пошти або налаштувати її в поштовому додатку, наприклад, Outlook або Thunderbird.

Крок 4: Налаштування електронної пошти на пристроях

Після того, як ви створили корпоративний обліковий запис електронної пошти, важливо налаштувати доступ до нього на різних пристроях, таких як стаціонарні комп’ютери, ноутбуки, смартфони та планшети. Поштові клієнти, такі як Outlook, Thunderbird та мобільні додатки, дозволяють ефективніше керувати електронною поштою.

Налаштування корпоративної електронної пошти в Outlook:

1. Відкрийте Microsoft Outlook.
2. Виберіть “Файл” > “Додати обліковий запис”.
3. Введіть адресу вашої корпоративної електронної пошти (наприклад, john@company.com), і Outlook спробує налаштувати параметри сервера автоматично.
4. Якщо потрібно, введіть вручну налаштування IMAP або POP3, надані вашим хостом електронної пошти (зазвичай вони доступні в панелі керування хостингом).

Налаштування електронної пошти на мобільних пристроях:

1. Відкрийте поштову програму на своєму смартфоні (наприклад, Gmail, Outlook або Apple Mail).
2. Виберіть Додати обліковий запис і введіть адресу корпоративної електронної пошти та пароль.
3. Введіть необхідні налаштування IMAP або POP3, якщо з’явиться відповідний запит.
4. Завершіть налаштування, і ваші електронні листи почнуть синхронізуватися.

Крок 5: Налаштування функцій безпеки

Безпека має вирішальне значення при управлінні корпоративними поштовими акаунтами, оскільки електронні листи часто містять конфіденційну ділову інформацію. Більшість поштових хостингів пропонують кілька функцій безпеки, які варто ввімкнути, щоб захистити свої акаунти.

Основні функції безпеки, які слід увімкнути:

1. Двофакторна автентифікація (2FA): Вимагає від користувачів введення другої форми ідентифікації (наприклад, коду, надісланого на телефон) на додаток до пароля при вході в систему.
2. Фільтри спаму: Переконайтеся, що спам-фільтри вашого поштового хостингу активні, щоб мінімізувати ризик фішингових атак і небажаних листів.
3. Шифрування електронної пошти: Деякі поштові провайдери, такі як ProtonMail, пропонують наскрізне шифрування, яке шифрує вміст листа під час передачі, щоб запобігти несанкціонованому доступу.
4. Регулярна зміна паролів: Заохочуйте співробітників регулярно оновлювати свої паролі до електронної пошти, щоб підвищити рівень безпеки.

Крок 6: Керування акаунтами електронної пошти

У міру зростання вашого бізнесу вам потрібно буде керувати електронними поштовими скриньками співробітників. Це включає додавання нових акаунтів, деактивацію акаунтів колишніх співробітників і налаштування переадресації або спільних поштових скриньок для команд.

Загальні завдання керування:

• Додавання або видалення користувачів: Більшість поштових серверів дозволяють легко додавати або видаляти користувачів з централізованої панелі керування. Не забудьте деактивувати або видалити облікові записи, коли працівники звільняються, щоб запобігти несанкціонованому доступу.
• Налаштування переадресації: Ви можете налаштувати правила переадресації для надсилання імейлів з однієї адреси на іншу (наприклад, переадресація імейлів з info@company.com кільком членам команди).
• Створення спільних поштових скриньок: Для таких команд, як служба підтримки або відділ продажів, ви можете створити спільні поштові скриньки, до яких матимуть доступ кілька співробітників (наприклад, support@company.com).